Co-responsabilité et petits poneys … L’organisation à la bibliothèque Louise Michel

On nous pose souvent la question du « comment vous vous organisez là-dedans ? » ou bien « mais c’est bon vous avez pas besoin d’organisation, vous, les hippies ! » ou encore le classique « y a vraiment besoin d’un chef dans votre village de biblio-punks ? ».

Alors voilà, on va vous répondre, avec le plus de transparence dont nous sommes capables.

Littlefinger l'incarnation de la transparence ...

on a dit transparence, pas candeur …

Petite précision : cet article se fonde sur nos contributions aux bouquins Manager une équipe en bibliothèque (aux éditions du Cercle de la Librairie) et Bibliothèques Troisième Lieu (Médiathème ABF)

Donc, on va faire semblant de se poser des questions à la John Oliver (tribute à Marie) pour que soit le plus vivant possible …

Cheers John !

Je suis John Oliver et j’approuve cette interview !

John Oliver : Bonsoir, je suis présentement à la bibliothèque Louise Michel, une bibliothèque dont le fonctionnement a l’air essentiellement tourné vers l’accueil, d’ailleurs on vient de m’apporter un café, les gens me sourient … malaise.

Louise & Michel : Bah ouais, parce que nous pensons que nous ne sommes pas que des représentants de l’institution mais qu’il faut mettre la relation à l’usager au centre de nos préoccupations : il s’agit de notre cœur de métier. Et on aime ça. (point bisounours check)

John O. : Louise et Michel, comment décririez-vous le fonctionnement interne de la bibliothèque Louise Michel ?

L&M : La bibliothèque calque son fonctionnement sur son projet d’établissement, en plaçant la participation au centre. L’équipe est complètement décloisonnée (au sens propre comme au figuré) et elle trouve (parfois) sa structure dans des pôles de réflexion, supportant le projet de service, qui est conçu collectivement.

John O. : Ouais je vois … Les petits poneys au pouvoir quoi …

L&M : Le sarcasme ne vous mènera nulle part John … Ce fonctionnement, même s’il est relativement éloigné des organisations administratives classiques, n’en est pas moins rigoureux et nécessite la conscience de chaque membre de l’équipe qu’il est co-responsable du projet et de sa bonne marche.

John O. : Mais dites-donc, la participation de l’équipe, comment ça se passe comment du coup ?

L&M : Nous avons imaginé pour ça un système de pôles labellisé AOC Louise Michel : ils ont un double rôle, à la fois de réflexion sur le projet d’établissement et d’action, c’est à dire qu’ils produisent des outils utiles pour le quotidien :

  • le pôle ACCUEIL s’interroge sur les postures des bibliothécaires en service public et fournit des outils pratiques (plannings, guide  …)
  • le pôle TERRITOIRE ET HABITANTS axe sa réflexion sur la manière de se rendre le plus accessible aux personnes éloignées des bibliothèques et sur la connaissance des acteurs du quartier, et travaille à la participation des usagers.
  • le pôle ACTION CULTURELLE ET COMMUNICATION élabore la programmation culturelle, et coordonne la communication.
  • le pôle POLITIQUE DOCUMENTAIRE développe une stratégie budgétaire pour l’acquisition des collections et formalise les fiches domaines et la charte documentaire de la bibliothèque.

Les grand projets annuels sont donc définis en équipe sur proposition des collègues des pôles qui travaillent tout en long de l’année, en différents groupes de travail. Ils font des points d’étapes réguliers, en tenant chacun au courant des avancées et en sollicitant les avis et remarques de tout le monde.

John O. : Bon et sinon c’est quoi le rôle du chef des petits poneys là dedans ?

L&M : Elle est l’interface avec la hiérarchie et les tutelles, pour assurer la continuité du projet et sa bonne communication. Bon et puis elle s’occupe de tous les aspects réjouissants liés à la gestion administrative d’un établissement public … En interne la responsable (c’est Hélène que vous avez pu découvrir ici) et son adjoint (ça c’est Julien que vous connaissez par ça ou ça) qui constituent donc le pôle ORGANISATION, coordonnent avec les membres de l’équipe le cadre de référence : donner les règles du jeu, impulser les dynamiques des différents pôles et garantir la circulation de l’information. Plusieurs collègues s’investissent sur des aspects particuliers de l’organisation du travail comme par exemple lors de la révision annuelle du projet d’établissement, et c’est même une condition essentielle pour la réussite de cette démarche. C’est avec un plaisir non dissimulé que nous jouons au facilitateur : créer les conditions nécessaires  au travail collectif, accompagner les projets, donner des outils aux collègues pour favoriser la prise de responsabilité et être attentif à « l’esprit » du groupe afin que ce dernier puisse rester moteur.

John O. : Les petits poneys co-responsables … En gros tout le monde fait tout, c’est ça ?

L&M : Petit taquinou … La co-responsabilité implique un partage des tâches assez clair pour tous. Les fiches de postes sont très détaillées et visibles par chacun, et elles distribuent les rôles entre les coordinateurs et les collaborateurs : chacun, quel que soit son grade, est en situation de coordination d’au moins une mission ou d’un service. Lorsque nous accueillons les publics à la bibliothèque, nous prenons en compte les sensibilités de chaque personne au sein du groupe. Et la démarche est la même dans l’organisation de l’équipe : il s’agit d’adopter une posture non de médiateur mais de facilitateur entre les agents. Mettre en place les conditions physiques, matérielles et d’atmosphère propices au travail collectif, à la fois créatif et efficace.

John O. : Alors décider des trucs ça doit pas être facile tous les jours …

L&M : En effet … Les différents projets de la bibliothèque sont travaillés en groupe, soit dans le cadre des missions des pôles (le guide de l’accueillant, la charte de l’action culturelle), soit pour la mise en place de projets transversaux (l’espace jeux, les actions vers les publics éloignés). Le groupe produit ses avancées de manière régulière au reste de l’équipe, et en tenant compte des remarques, des idées émergent, instaurant un mouvement de va et vient qui permet à tous de s’impliquer. A l’issue de ce processus une présentation se fait en réunion. La validation des projets doit se faire en cherchant le consensus, en faisant en sorte que chacun puisse s’exprimer et en suscitant l’adhésion de l’ensemble de l’équipe. Et c’est même le point central ! D’expérience on a pu constater, et c’est assez logique, que les projets qui n’étaient portés que par une minorité de l’équipe étaient ceux qui périclitaient le plus vite …

Mais parfois des désaccords peuvent subsister, la prise de décision revient en ce cas au groupe pilotant le projet. Normal, ce sont ceux qui y ont travaillé le plus. Et dans le cas (qui ne s’est jamais présenté) où des dissensions subsisteraient, le fonctionnement collectif a prévu d’en appeler au responsable pour une décision finale

obey !

John O. : Et le quotidien à quoi il ressemble, parce que là on est dans de l’abstrait un peu, non ?

L&M : Notre priorité c’est d’être disponible au maximum pour l’accueil du public, et donc l’organisation du quotidien s’en trouve fortement influencée. Les plages de « service public », c’est à dire d’accueil en présence des publics, représentent 50% à 60% du temps de travail, et sans distinction entre les agents, il faut donc que les tâches et missions qui restent se fassent dans le temps restant. La gestion des collections, la préparation des animations, le suivi des différents services, toutes ces missions sont clairement et assez finement réparties entre les bibliothécaires afin de gagner en efficacité.

Certaines tâches centrales sont mutualisées et effectuées à tour de rôle par tous les membres de l’équipe : c’est le cas par exemple de la gestion et la réalisation du planning de service public hedromadaire, mais également de la préparation et de l’animation des réunions d’équipe

John O. : On fait le bilan, calmement (en s’remémorant chaque instant …) ?

L&M : Écoute frère, cette organisation en co-responsabilité est sans nul doute un facteur de motivation et d’implication des équipes ! Et c’est une chance de pouvoir évoluer au sein d’une équipe motivée, capable de prendre des décisions de façon rapide, habituée à s’adapter aux péripéties du quotidien tout en gardant les réflexions globales d’un établissement en tête.

De cette implication de l’équipe provient une véritable « culture du test » : il est possible (et surtout souhaitable) d’essayer de proposer de nouveaux services, des adaptations à certains usages, ou même repenser des aspects de l’organisation d’équipe, sans que cela ébranle les fondations de la structure.

John O. : Et comment cette organisation s’intègre dans le système dont elle dépend ?

L&M : Tu as raison d’en parler John … Notre conception de la co-responsabilité, l’aspect participatif de l’organisation doivent prendre en compte un paramètre sur lequel on ne peut pas jouer : le cadre de la fonction publique … et donc la rémunération des bibliothécaires. Il peut être parfois compliqué d’attendre le même niveau d’implication et de responsabilité, même si les gens concernés sont plus que motivés d’étoffer leur fiche de poste, alors que l’écart de rémunération est assez conséquent.

Nous ne pouvons résoudre ce dilemme et nous devons intégrer à l’ensemble de notre réflexion le fait d’être un système à l’intérieur d’un autre système, d’être une organisation hybride, et d’en accepter les avantages comme les contraintes.

John O. : Ok, c’est à peu près tout pour moi, merci Louise & Michel !

L&M : merci à VOUS John, ce fut un plaisir mêlé d’un grand honneur, et tout cela même si vous n’existez que dans nos cerveaux malades et dans nos crinières flamboyantes …

gif de poney épileptique

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